O financeiro deixou de processar documentos. Passou a tratar exceções

O negócio — 50+ sociedades, 7 pessoas, milhares de documentos por mês

O desafio não era fazer mais lançamentos. Era aumentar capacidade sem aumentar a equipa. A CisterData faz a contabilidade de meia centena de sociedades portuguesas, muitas delas de sócios estrangeiros com fornecedores por toda a Europa, com um ERP próprio (CentralGest) a fechar as contas no fim. São mais de 2 000 documentos por mês na carteira, e nove em cada dez faturas estrangeiras vêm em inglês.

O trabalho não é lançar. É o que vem antes: receber, separar, identificar, validar, classificar, organizar, conferir. É aí que uma equipa financeira perde horas todos os dias, e nada disto o ERP faz.

O problema — quatro atritos, e nenhum deles é a leitura

• A informação chega por todo o lado: e-mail, PDF, papel, anexos, múltiplos canais.
• O mesmo documento exige vários passos manuais: abrir, identificar, validar, classificar, arquivar, lançar.
• O sistema não sabe o que deve parar: duplicados, documentos inválidos, IVA, NIF, inconsistências.
• A equipa acaba por validar tudo, mesmo quando 90% dos casos são normais.

O que construímos — o workflow financeiro à volta das faturas, não um leitor de faturas

O documento entra. O sistema valida. O ERP é atualizado. A equipa trata apenas das exceções. O caminho é sempre o mesmo: entrada, divisão, extração, validação e arquivo.

• A primeira pergunta é se o documento é de um cliente do gabinete. A lista de clientes, com NIF, domínio de e-mail e datas de mandato, vive na plataforma; quem não está nela é rejeitado antes de qualquer leitura paga.
• Os lotes partem-se sozinhos: o PDF agregado é analisado página a página à procura das fronteiras, e o original fica intacto para auditoria.
• O modelo é escolhido pelo documento: PDF nativo vai para o modelo barato; só a fotografia e a digitalização má sobem ao modelo de visão.
• A pasta é arrumada como o contabilista a arruma: cliente, ano, e dentro do ano Fornecedores, Bancos e Rejeitados.

A equipa não valida tudo. Valida o que realmente precisa de validação

O sistema não decide pela equipa: deteta quando os números não fecham e pára. A escolha fácil é confiar na nota do modelo — acima de 85% passa, abaixo vai à revisão. Fizemos o contrário, porque um modelo que perde uma linha de uma fatura devolve um documento perfeito com um total errado, e ninguém dá por isso até o IVA ser entregue. No piloto foram travados 20 documentos: nenhum por o modelo estar inseguro, 15 travados acima de 95% de confiança e 3 com leitura a 100% e aritmética a discordar.

O trabalho do departamento mudou — medido na base de dados a 14 de agosto de 2026

• 98% dos documentos lidos acima do limiar de confiança: 52 em 53.
• 62% tratados sem intervenção humana. Antes, passavam todos por uma pessoa.
• 27 segundos de mediana até à ficha preenchida. O mais rápido, 8 segundos.
• 0 documentos com aritmética incorrecta chegaram ao ERP.
• 14 duplicados travados à entrada pelo ficheiro, no piloto.

De processamento para supervisão: onde antes entrava uma pessoa em todos os documentos, sem exceção, agora só entra nos casos que precisam de decisão.

O impacto — a equipa deixou de processar informação e passou a controlar o processo

Para quem gere, mais capacidade sem aumentar a equipa à mesma velocidade: +60% de carteira sem contratar. Para quem trabalha no financeiro, menos abertura de e-mails, download, classificação e arquivo, e mais validação e controlo — dois dias por semana libertados para tarefas de maior valor. Para a gestão, a informação entra, é validada e fica disponível muito mais cedo.

"Já não abro a caixa de e-mail para trabalhar. Abro a lista do que ficou por decidir, e é curta. O resto está tratado e arrumado quando eu lá chego." — Filipe Fernandes, fundador da CisterData