O financeiro deixou de processar documentos. Passou a tratar exceções

A plataforma — do e-mail ao CentralGest, sem ninguém a escrever

Um dashboard com o volume diário de documentos, a fila para rever, os alertas e os clientes mais ativos; a revisão de cada documento, com os campos extraídos ao lado da fatura e o documento parado quando o total não bate com base e IVA; e a lista de alertas, em que cada exceção diz porque precisa de uma pessoa: baixa confiança, NIF inválido, documento duplicado.

O problema — o trabalho não era lançar, era tudo o que vinha antes

Gabinete de contabilidade com mais de 50 sociedades e 7 pessoas, a receber mais de 2 000 documentos por mês. Cada um passava pelas mãos da equipa antes do ERP.

• A informação chega por todo o lado: e-mail, PDF, papel e anexos, tudo misturado. Um só ficheiro pode trazer o mês inteiro de duas sociedades, e alguém tem de o desfazer à mão.
• Vários passos manuais por documento: abrir, identificar, validar, classificar, arquivar e lançar. Nada disto o ERP faz, e cada passo é uma pessoa a olhar para um PDF.
• A equipa acabava por validar tudo, mesmo com 90% dos casos normais. Nada separava o caso normal do caso a decidir: duplicados, NIF inválido, IVA que não bate.

O que fizemos — não construímos um leitor de faturas, construímos o workflow à volta delas

O documento entra, o sistema valida e a pasta chega pronta ao CentralGest. A equipa trata apenas das exceções.

• Os lotes partem-se sozinhos: só entram documentos de clientes do gabinete. O PDF com dezenas de faturas é partido página a página, e o original fica para auditoria.
• Contas que fecham ou param: IVA, somas, NIF e duplicados são conferidos em todos os documentos. Se o total não bate com base e IVA, o documento para.
• A pasta pronta para o ERP, arrumada como o contabilista a arruma: cliente, ano, e dentro do ano Fornecedores, Bancos e Rejeitados.

Como mudou — a equipa não valida tudo, só o que precisa de decisão

Em produção desde junho de 2026 com um dos clientes de maior volume do gabinete. Os 27s foram medidos na base de dados a 14 de agosto; os documentos lançados sem intervenção humana chegaram aos 90% na medição mais recente; os +60% calculados por baixo, sobre o volume anual.

• Até 90% dos documentos lançados sem intervenção humana.
• 27 segundos do e-mail à informação pronta a processar.
• +60% de capacidade da mesma equipa, sem contratar.
• PDF com dezenas de faturas: era separado à mão, folha a folha; passou a ser partido automaticamente, cada um no seu cliente.
• Documento repetido: só se via quando aparecia lançado duas vezes; passou a ser travado à entrada pelo ficheiro, 14 no piloto.
• Conferir IVA, somas e NIF: era à mão, documento a documento; passou a ser feito em todos, sempre, com 20 travados no piloto.
• Onde entra a equipa: era em todos, sem exceção; hoje só nos casos que precisam de decisão.

"Já não abro a caixa de e-mail para trabalhar. Abro a lista do que ficou por decidir, e é curta. O resto está tratado e arrumado quando eu lá chego." — Filipe Fernandes, fundador da CisterData