O departamento financeiro deixou de processar informação. Passou a controlar o dinheiro

O negócio — quarenta anos a abastecer quem faz janelas

A Ferragem do Marquês distribui ferragens para caixilharia — dobradiças, fechaduras, compassos, cremonas — a mais de 350 clientes em venda direta, comprando a fabricantes europeus. São 8 500 documentos de saída por ano, 54 mil linhas de picking no armazém e 323 mil documentos de venda e de compra em vinte e cinco anos de registo, com cerca de 800 pagamentos por ano a uma centena de fornecedores.

É uma venda técnica: o cliente vai fabricar uma janela e precisa de vinte artigos da casa, na combinação certa, ao preço negociado com ele e com uma data em que possa contar. O sistema de registo é um ERP com 2 547 tabelas e mais de 35 mil colunas, que funciona e nunca esteve em causa substituir. O que faltava era ligá-lo ao trabalho que acontece à volta dele, entre a fatura de um fornecedor e o valor que sai do banco.

"Um ano hoje, em 2026, não é a mesma coisa que um ano em 2020, ou 2015, ou 2010." — Alexandre, fundador da Ferragem do Marquês

O problema — o ERP guardava tudo e o financeiro continuava sem respostas

• Faturas e encomendas eram conferidas à mão, linha a linha: o código do fornecedor nunca é o código da casa, com três descontos cumulativos por linha e um desconto global no total.
• Duzentos pedidos de cliente por mês, escritos à mão duas vezes: o PDF chega por e-mail e alguém reescreve linha a linha no ERP.
• Faturas que chegam em papel dentro da própria encomenda ficavam no armazém, fora de qualquer conferência e de qualquer conta.
• O preço faturado era comparado com a fatura anterior, e não com o preço acordado — o que valida um aumento que já tinha passado despercebido.
• Casar a receção com a fatura era um puzzle diário: num caso real havia oito faturas candidatas para uma única receção.
• Não havia visibilidade sobre o prazo real de cada fornecedor, sobre o capital parado em armazém nem sobre quem fatura acima do acordado.

O que construímos — uma camada sobre o ERP, não um ERP novo

Por cima do sistema de registo ficou uma camada que trata dos documentos que entram, das faturas, das contas a pagar e a receber e da tesouraria: o documento entra por e-mail, papel ou banco, é lido, comparado e conferido, e só o que diverge chega a uma pessoa.

• A fatura do fornecedor chega conferida linha a linha contra a encomenda da casa e contra o que entrou em armazém, descontos cumulativos e desconto global incluídos: um gesto, eram cinco.
• A conta do dinheiro num ecrã: a pagar e a receber por entidade, por antiguidade e por valor, com a dívida que já não se cobra separada da que se cobra.
• O que entra em papel entra na conta, por fotografia do telemóvel do armazém, e cai na mesma fila de conferência.
• O pedido do cliente chega pronto a lançar: o PDF vira uma encomenda proposta, com o histórico de compra ao lado de cada linha.

A conta corrente somava três vezes e meia a dívida real

72% da coluna não era dívida a cobrar: 107 documentos anteriores a 2002, escritos em escudos, que valem 1% do que aparentavam — o escudo converte-se a 200 para um. Separada a história do que se cobra, apareceram 203 documentos vencidos há mais de 90 dias, que passaram a viver numa lista de cobrança em vez de não terem ecrã nenhum.

Fornecedores — o preço acordado, verificado antes de pagar

Cada linha da fatura é comparada com a condição negociada com aquele fornecedor, com o desconto global de rodapé lido da ficha do ERP, e a diferença aparece em euros antes de o pagamento sair: 27 faturas a cobrar acima do acordado, e 29 em 119 com desconto global que, sem ser aplicado, punha o documento inteiro a divergir. O prazo real — entre 6 e 42 dias conforme a casa — não existia no ERP e passou a medir-se sobre vinte e cinco anos de histórico.

Reporting — a administração deixou de pedir o Excel a alguém

Quanto temos realmente a receber, quanto está vencido e há quanto tempo, que fornecedor fatura acima do acordado, que documentos continuam pendentes e de quem, quanto está por pagar esta semana e quanto tempo demora de facto cada fornecedor: nenhuma destas respostas existia num relatório antes deste trabalho. A conciliação bancária do ERP estava sem uso desde 2018, e o mesmo fornecedor estava escrito na base com 39 grafias diferentes — com o nome canónico, 115 de 127 documentos ligam-se à encomenda que lhes deu origem.

Resultados medidos no ERP e na plataforma em agosto de 2026

• 65% menos gestos à mão fora do processo, somando os treze fluxos da casa.
• 71% nos seis fluxos que tratam faturas, pagamentos e cobrança: 24 gestos passam a 7.
• 80% nos cinco fluxos que mais pesam: 25 gestos manuais passam a 5.
• 1 gesto por documento, quando eram cinco linha a linha: fica decidir o que diverge.
• 12 dias por mês de conferência, digitação e procura que passam a exceção.

Nenhum destes números é estimativa. O ERP continua a ser o sistema de registo e a decisão continua humana: a plataforma lê, compara e apresenta, e quem valida, autoriza e lança é a mesma equipa de sempre.

O impacto — a mesma equipa controla muito mais negócio

O trabalho que desaparece não é a venda nem a decisão comercial: é a conferência, a digitação e a procura, que nunca apareciam como trabalho em lado nenhum e ocupavam as pessoas mais experientes da casa. O ganho não é uma pessoa a menos, é capacidade que se liberta — a carteira cresce sem o trabalho administrativo crescer à mesma velocidade. E um preço faturado acima do acordado deixa de sair do banco sem ninguém dar por isso.

"Não estão a gerar receita, estão a ser improdutivas." — Alexandre, fundador, sobre as tarefas manuais