CASO DE ESTUDO · 2026 · EM PARCERIA COM FERRAGEM DO MARQUÊS
O departamento financeiro deixou de processar informação. Passou a controlar o dinheiro
Faturas, pagamentos, contas correntes e fornecedores passaram a chegar conferidos ao sistema. A equipa deixou de procurar e introduzir informação e passou a decidir sobre as exceções.
Cliente: Ferragem do Marquês · Setor: Distribuição de ferragens para caixilharia · Serviço: Automação do departamento financeiro · Ano: 2026
A plataforma — as faturas chegam conferidas, a equipa só decide as exceções
Faturas por lançar com os preços já conferidos, a conferência de preços de uma fatura contra o preço acordado, e a fila diária só com as exceções que precisam de decisão.
O problema — o ERP guardava tudo e o financeiro continuava a conferir à mão
Distribuidor de ferragens com um ERP de 25 anos. Faturas, pagamentos e cobranças dependiam de pessoas a comparar papéis, a digitar e a procurar informação.
- Faturas conferidas linha a linha: cada fatura de fornecedor era comparada à mão com a encomenda, com três descontos por linha e um desconto global no total.
- Preço comparado com a fatura anterior, nunca com o preço acordado: um aumento que já tinha passado despercebido continuava a ser validado.
- Dinheiro e fornecedores às escuras: a coluna do ERP mostrava 3,5× mais a receber do que o real, e ninguém sabia quem faturava acima do acordado.
O que fizemos — uma camada por cima do ERP, sem o substituir
Ligámos a plataforma aos dados do ERP e ao e-mail. Os documentos chegam lidos e conferidos, e a equipa só decide sobre o que diverge.
- Faturas que chegam conferidas: cada fatura é comparada com a encomenda e com o que entrou em armazém, contra o preço acordado.
- O dinheiro num ecrã: a pagar e a receber por entidade e antiguidade, com a dívida antiga separada da que ainda se cobra.
- Papel e pedidos sem digitar: a fatura em papel entra por foto do armazém e o PDF do cliente vira uma encomenda pronta a lançar.
Como mudou — a equipa deixou de processar informação e passou a controlar o dinheiro
Medido no ERP e na plataforma em agosto de 2026, sobre os dados reais da casa. O ERP continua a ser o sistema de registo e a decisão continua humana.
- 71% menos gestos à mão em faturas, pagamentos e cobranças.
- 12 dias por mês devolvidos à equipa.
- 27 faturas acima do preço acordado, apanhadas antes de pagar.
- Conferir uma fatura de fornecedor: eram 5 gestos à mão, linha a linha; passou a 1 gesto, decidir o que diverge.
- O total a receber: era uma coluna que somava escudos e euros; passou a ser o valor real, com a dívida antiga à parte.
- Vencidos há mais de 90 dias: não havia ecrã que os listasse; hoje são 203 documentos numa lista de cobrança.
"Não estão a gerar receita, estão a ser improdutivas." — Alexandre, fundador, sobre as tarefas manuais