De fechar o mês a correr atrás dos números, a saber o que se passa enquanto se passa

O negócio — a casa cresceu, o departamento financeiro não

A Zome Evolution é uma agência de mediação imobiliária com trinta consultores. Cada consultor tem o seu ano de aniversário e o seu patamar de comissão, o recebimento é metade na promessa e metade na escritura, e a despesa da casa entra por três caminhos diferentes. Tudo isto era gerido com folhas de cálculo, em duas contas bancárias sem reconciliação como processo.

"Fomos gastar mais cinco euros aqui, mais cinco euros ali, dão mais mil euros por mês e nós não sabemos para onde é que eles foram." — a responsável financeira da casa

O problema — seis perguntas sem resposta enquanto o mês ainda ia a tempo

• Quanto custa o mês: a despesa fixa numa folha, a variável numa média que não muda, e o resto em documentos que ainda não foram procurados.
• Onde está aquela fatura: parte chega à financeira, parte ao sócio, parte fica com o processual — sem porta de entrada, saber o que falta obriga a perguntar aos três.
• O que é cada movimento do banco: não existia reconciliação como processo, em duas contas bancárias.
• Quanto se entrega de imposto: o número só chega quando a contabilidade o devolve, já fora do mês.
• Quem está prestes a custar mais: três escalões e um patamar atravessado a meio do ano de cada consultor, descoberto depois de acontecer.
• O que entra nas próximas semanas: o recebimento é metade na promessa e metade na escritura, e a previsão feita com médias não apanha isso.

O custo não estava nas horas: 8 horas de fecho, 27 mil euros de margem exposta em consultores a menos de oito mil euros do patamar, 100% da despesa variável congelada numa média, e 30 dias entre a decisão tomada e o número que a devia ter apoiado.

A solução — uma porta de entrada, e o mês passa a estar somado

O documento entra por onde já entrava — correio, fotografia tirada no momento, papel digitalizado ou ficheiro arrastado — e o que muda é tudo o que acontece a seguir: entrada, leitura, interpretação, reconciliação, decisão.

• 90% das faturas da casa entram por uma porta só, lidas com valor, imposto e rubrica.
• A leitura pára só quando tem motivo, e escreve-o por extenso: não é um código de erro, é uma frase que diz o que falta e o que fazer.
• Os dois bancos entram em leitura: a ligação lê o extracto e propõe o emparelhamento com o documento, com a razão à vista. Não move dinheiro, não faz transferências e não faz levantamentos — confirmar é sempre de uma pessoa.
• A comissão deixa de ser surpresa: quem está perto de atravessar o patamar aparece antes de o atravessar, com o custo em euros ao lado.
• O imposto aparece pelo que sobra, não pelo bruto, com a despesa da casa já deduzida.
• O fecho passa a ser um botão: a lista do que falta está no ecrã em vez de vir da contabilidade por folha de cálculo.

A camada de inteligência — não arquiva, lê a operação

Um arquivo responde quando lhe perguntam; esta camada avisa antes de alguém saber que havia pergunta a fazer: "a despesa de combustível subiu 18% este mês", "há 7 840 EUR em faturas por reconciliar", "três consultores estão a menos de 5 mil euros de mudar de escalão", "a tesouraria das próximas duas semanas está 12 400 EUR abaixo do padrão", "o fecho pode avançar: 98% dos movimentos estão reconciliados". Cada frase sai de um cruzamento que antes obrigava a juntar à mão a folha de despesas, o extracto de dois bancos, a listagem da contabilidade e o mapa de comissões.

A vantagem — o problema não é a comissão, é saber tarde de mais

Quem atravessa os setenta e cinco mil euros passa a receber noventa e cinco por cento, e a margem da casa nele cai para zero até ao aniversário: quarenta e cinco cêntimos em cada euro faturado daí em diante. São 27 450 EUR de margem exposta nos próximos meses, em três consultores. A plataforma vê o impacto antes de ele acontecer.

O resultado — o departamento financeiro deixou de descobrir

• Tempo mensal de fecho: de 6 a 8 horas para menos de 1 hora.
• Faturas tratadas à mão: de todas para menos de 1 em 10.
• Movimentos reconciliados: de processo inexistente para 95% emparelhados sozinhos.
• Tempo até localizar uma despesa: de 1 a 3 dias para menos de 1 minuto.
• Visibilidade sobre comissões: de depois do fecho para antes de o escalão mudar.
• Informação financeira: de mensal para diária, com horizonte de tesouraria a 14 dias.
• Índice de automação de 91%: documentos 92%, reconciliação 96%, classificação 88%, comissões 84%.
• Atrito do fecho: de 87 para 18, numa escala de zero a cem.

Oito horas passam a menos de uma. O fecho deixa de ser um processo e passa a ser um estado, e a decisão continua humana.