Como escolher uma consultoria de IA em Portugal: critérios e sinais de alerta

Pesquisa consultoria de IA em Portugal e aparecem dezenas de nomes, quase todos a prometer o mesmo. Para quem gere uma empresa e tem de decidir a quem entregar um processo, isso não ajuda. Este guia explica que tipos de consultoria existem, o que perguntar antes de assinar, o que deve sair de um diagnóstico e os sinais que devem fazer-te travar. Uma declaração antes de começar: este artigo é escrito pela Flowzi, que é uma dessas consultoras. Por isso dizemos, numa secção própria, como trabalhamos, e tentamos que os critérios sirvam para avaliar qualquer fornecedor, incluindo nós.

Que tipos de consultoria de IA existem em Portugal?

Existem três famílias: as Big4 e consultoras de gestão, os integradores e tecnológicas grandes, e as boutiques ou parceiros de implementação. Nenhuma é melhor do que as outras em abstrato. Cada uma foi desenhada para um tipo de cliente e de problema, e uma parte das contratações que correm mal começa por escolher a família errada.

Big4 e consultoras de gestão. O ponto forte é a estratégia, a governação e a gestão da mudança em organizações grandes. Trazem metodologia, equipas multidisciplinares e capacidade para falar com uma administração. O resultado típico é um diagnóstico extenso, um modelo de governação e um plano. A implementação é muitas vezes feita por outra equipa ou subcontratada.

Integradores e tecnológicas grandes. Dominam a implementação de plataformas: ERP, CRM, dados, cloud. Quando a IA entra, entra normalmente como extensão da plataforma que já estão a instalar ou a manter. São a escolha natural quando o projeto é, na verdade, uma migração ou um programa tecnológico grande com IA pelo meio.

Boutiques e parceiros de implementação. Equipas pequenas que pegam num processo concreto e o põem a funcionar. Menos camadas entre quem decide e quem constrói, prazos mais curtos, e uma proximidade que as estruturas grandes têm dificuldade em dar. O risco está no outro lado: capacidade limitada e qualidade muito variável de uma boutique para outra, o que torna a verificação de casos ainda mais importante.

Para uma empresa com faturação acima de 1 milhão de euros e um problema operacional identificado (faturas a entrar à mão, leads que ninguém responde, fechos de mês que levam dias), a pergunta costuma ser menos "que estratégia de IA devemos ter" e mais "quem me tira este trabalho de cima até ao fim do trimestre". Essa pergunta muda a família certa.

Que perguntas fazer antes de contratar?

As perguntas que interessam são as que obrigam o fornecedor a mostrar trabalho feito e a comprometer-se com o que acontece depois do projeto. Leva estas para a primeira reunião:

1. Que sistemas têm hoje em produção, e o que medem? Pede casos com o nome da empresa (ou pelo menos o setor e a dimensão), o processo tratado e um número medido depois de o sistema estar a trabalhar, não uma estimativa de proposta.
2. Quem vai construir, na prática? Queres saber se a equipa da reunião é a equipa do projeto ou se o trabalho passa para outra pessoa ou para um subcontratado.
3. Quem fica com o código e com os dados? Se o projeto acabar, consegues continuar a usar o sistema sem o fornecedor? Há repositório e documentação entregues?
4. Onde ficam alojados os dados, e são usados para treinar modelos? Resposta concreta, por escrito, com o país ou a região.
5. Que custos recorrentes vou ter? Alojamento, modelos de IA, licenças por utilizador, manutenção. O custo do projeto é metade da conta.
6. Como se liga ao que já tenho? O ERP, o CRM, as caixas de email. Se a resposta for trocar de sistema, percebe porquê antes de aceitar.
7. O que acontece nas primeiras semanas depois de entrar em produção? Os primeiros dias de uso real mostram sempre exceções que ninguém previu. Quem as resolve, e até quando?

Um fornecedor sério responde a todas sem desconforto. Se alguma resposta for vaga, é aí que tens de insistir.

O que deve sair de um diagnóstico de IA?

Um diagnóstico de IA deve terminar com um processo escolhido, um número estimado e uma decisão: avançar, avançar com outro âmbito, ou não avançar. Tudo o resto é suporte a essa decisão. Em concreto, deves sair com:

• O processo que mais custa hoje, descrito passo a passo, com quem o faz e quanto tempo leva.
• Uma estimativa de horas recuperadas e de retorno, com os pressupostos à vista para os poderes contestar.
• A separação entre o que automatizar e o que deve continuar humano, e porquê. Há decisões que devem continuar a ser tomadas por uma pessoa, e um bom diagnóstico diz quais.
• O estado dos dados e das integrações: o que está acessível, o que está preso num sistema fechado, o que vai pesar no orçamento.
• Um roadmap por ordem de impacto, com o primeiro passo pequeno o suficiente para estar em produção depressa.
• Uma recomendação honesta, incluindo quando a resposta é não avançar.

Se o diagnóstico acaba numa lista longa de "oportunidades de IA" sem nenhuma priorizada nem quantificada, pagaste (ou gastaste tempo) por um documento que não te ajuda a decidir.

Quais são os sinais de alerta?

O sinal de alerta mais claro é um fornecedor que não consegue mostrar nenhum sistema a funcionar. Há outros, e raramente aparecem sozinhos:

• Só entrega apresentações. A proposta fala de visão, maturidade e estratégia, mas não diz que sistema vai estar a trabalhar, em que processo, e quando.
• Licença obrigatória. Para trabalhar com o fornecedor tens de comprar uma plataforma dele, com custo mensal por utilizador, e o que for construído não funciona fora dela.
• Zero casos com números. Logótipos sem resultados, testemunhos sem métricas, ou números que são estimativas de proposta apresentadas como resultados.
• Discovery de meses. Várias fases de análise antes de qualquer entrega. Um processo bem delimitado não precisa de meio ano para ser percebido.
• Dados fora da UE sem explicação. Se os documentos dos teus clientes ou fornecedores vão ser processados fora da União Europeia, isso tem implicações no RGPD e deve estar explicado por escrito, não descoberto depois.
• Tudo de uma vez. Uma proposta que quer transformar todos os departamentos ao mesmo tempo concentra o risco num único projeto e adia o primeiro resultado.
• Resposta sim para tudo. Quem nunca diz que um processo não compensa automatizar não está a olhar para o teu dinheiro.

Quanto tempo até ao primeiro sistema em produção?

Num projeto focado sobre um processo bem delimitado, o primeiro sistema deve estar em produção em semanas. Uma transformação de um departamento inteiro leva mais, mas deve continuar a ter entregas reais pelo caminho, não um único lançamento no fim.

O prazo depende de três coisas: quão bem delimitado está o processo, como se chega aos dados (um ERP com API documentada é rápido, um sistema fechado ou uma versão antiga sem API obriga a trabalho de ponte) e quão disponível está a pessoa da tua equipa que conhece o processo. Esta última é a que mais se subestima. Nenhum fornecedor consegue substituir as duas ou três horas por semana de alguém que sabe onde estão as exceções.

Desconfia tanto do prazo longo sem justificação como do prazo curto sem perguntas. Um fornecedor que te promete tudo em duas semanas sem ter visto a operação também não está a ser honesto.

O guia sobre como implementar IA numa PME em Portugal detalha as fases de um primeiro projeto, do levantamento do processo ao sistema a trabalhar.

Consultoria ou ferramenta pronta?

Se o teu processo é igual ao de toda a gente e existe uma ferramenta que o resolve bem, compra a ferramenta. É mais barato e mais rápido. A consultoria compensa quando o processo cruza vários sistemas, tem exceções que uma ferramenta genérica não cobre, ou é precisamente o que distingue a tua empresa.

Três perguntas ajudam a decidir:

• A ferramenta cobre o teu processo tal como ele é, ou obriga-te a mudar o processo para caber nela? Às vezes mudar é bom. Outras vezes estás a perder o que te distingue.
• Quantos sistemas estão envolvidos? Uma ferramenta resolve bem um passo. Quando o trabalho passa pelo email, pelo ERP, pelo banco e por uma folha de Excel, alguém tem de ligar as peças.
• O que acontece às exceções? Os casos normais quase qualquer ferramenta resolve. É nas exceções (o NIF inválido, o duplicado, o IVA que não bate) que o tempo se perde, e é aí que um sistema construído à volta do processo faz diferença.

O artigo sobre sistemas de IA à medida aprofunda esta escolha. Um bom consultor diz-te qual é o teu caso, mesmo quando a resposta é comprar uma ferramenta e não contratar ninguém.

Como trabalha a Flowzi?

A Flowzi é uma boutique de implementação, da terceira família da tabela acima. Como este artigo é nosso, fica aqui a forma como trabalhamos, para a poderes comparar com os critérios que acabaste de ler.

• Diagnóstico de 7 dias, gratuito. Começa com uma reunião de 45 minutos, segue-se a análise da operação e termina num business case com ROI estimado. Sem custo e sem compromisso, e a recomendação pode ser não avançar.
• Roadmap focado. Separamos o que automatizar do que deve continuar humano e priorizamos por impacto e velocidade de retorno, num plano a 30, 60 e 90 dias.
• Primeiro sistema em produção em menos de 30 dias, em projetos focados, com entregas semanais. Uma transformação de departamento inteiro leva 60 a 90 dias.
• Por cima do ERP que já tens. Ligamos ao ERP, CRM e sistemas que a empresa já usa, sem os substituir.
• 90 dias de acompanhamento depois de o sistema entrar em produção. O código fica teu, com repositório e documentação, e não há licença mensal por utilizador.
• Alojamento na UE. Os dados ficam alojados na União Europeia e não são usados para treinar modelos públicos.

Alguns resultados medidos, com o detalhe em cada caso: num gabinete de contabilidade, 62% dos documentos são tratados sem intervenção humana; numa promotora imobiliária, 98% da faturação arquiva-se sozinha; num distribuidor, 71% menos gestos manuais nos fluxos do dinheiro. Os restantes estão em casos de clientes, e as bandas de investimento estão publicadas na página de preços. A descrição completa do serviço está na página de consultoria de inteligência artificial para empresas.

Recursos relacionados

• Consultoria de IA: diagnóstico gratuito de 7 dias, roadmap por processo e o primeiro sistema em produção.
• Casos de clientes: os sistemas em produção e o que foi medido em cada um.
• Preços: bandas de investimento e o que está incluído em cada fase.
• Como implementar IA numa PME em Portugal: as fases de um primeiro projeto.
• Sistemas de IA à medida: quando construir compensa mais do que comprar.