Contas a pagar e a receber: automatizar sem trocar de ERP

Todos os ERPs têm um módulo de contas correntes. E quase todas as empresas têm, ao lado, um Excel de "o que pagamos esta semana" e outro de "quem nos deve". O ERP guarda os documentos; o que falta é a camada que decide, avisa e cobra. Este artigo mostra como se automatizam as contas a pagar e a receber sem trocar de sistema, e o que isso faz à tesouraria.

Porque andam em Excel

O módulo de contas correntes do PHC, do Primavera ou do Sage responde a uma pergunta: quanto está em aberto com cada terceiro. Não responde às perguntas do dia a dia: esta fatura pode ser paga, ou está a mais em relação à encomenda? Quem aprova? Quando pagamos para aproveitar o desconto sem ficar sem caixa? Que cliente deve ser lembrado hoje, e por quem? Como essas respostas não estão no ERP, alguém as mantém num Excel. E o Excel desatualiza-se no dia seguinte.

Contas a pagar: o circuito

1. Entrada da fatura. Pelo circuito de processamento automático de faturas de fornecedores: lida, classificada e lançada no ERP.
2. Three-way matching. Fatura contra encomenda contra receção. Preço unitário contra contrato. Divergência bloqueia o pagamento com o motivo, e o fornecedor é avisado.
3. Aprovação por alçada. Até X euros aprova o responsável do centro de custo; acima, a direção. A aprovação é um clique no telemóvel, com a fatura e a comparação à vista.
4. Agendamento. Pagamentos agrupados por vencimento e por prioridade, a respeitar descontos de pronto pagamento e o saldo previsto.
5. Pagamento e reconciliação. O ficheiro de pagamentos vai para o banco; o movimento volta pela reconciliação bancária automática e fecha a fatura no ERP.

Contas a receber: o circuito

1. Ageing diário. Todos os dias, quem deve o quê e há quantos dias, por cliente e por comercial.
2. Lembretes por antiguidade. Cordial aos 3 dias, formal aos 15, com a fatura anexa e a referência de pagamento. Tom e canal por perfil de cliente.
3. Escalada. Aos 30 dias o comercial responsável recebe o caso com o histórico, antes de o cliente receber outra mensagem. Clientes estratégicos têm regras próprias.
4. Recebimento. O pagamento entra, a reconciliação fecha a fatura e o lembrete seguinte é cancelado automaticamente.

O que o ERP já faz e onde falha

Tesouraria a 30 dias, a partir dos dois lados

Quando as contas a pagar sabem o que está aprovado e agendado, e as contas a receber sabem quem costuma pagar com quantos dias de atraso, a previsão de tesouraria deixa de ser um Excel de sexta-feira. Passa a ser um número por dia: saldo de hoje, mais o que deve entrar, menos o que vai sair. Numa promotora com 7 empresas e 70 obras, o cashflow passou a construir-se em tempo real a partir dos documentos, e é assim que se sabe se uma obra dá dinheiro enquanto ainda vai a tempo.

Sinais de que precisas disto

• Há uma reunião semanal para decidir o que se paga.
• Os lembretes a clientes são feitos por quem se lembra, quando se lembra.
• Descobrem-se faturas de fornecedores acima da encomenda depois de pagas.
• A previsão de tesouraria é um Excel que uma pessoa atualiza à mão.
• O prazo médio de recebimento subiu e ninguém sabe dizer em que clientes.

Quanto custa

Cada lado isolado é um projeto de 3 a 4 semanas. Os dois lados com tesouraria são o núcleo da camada operacional de Flowzi Finance, por cima do ERP que já tens, com as bandas em preços. O diagnóstico de 7 dias é gratuito e mostra por qual dos lados começar: o que está a custar mais, pagar mal ou receber tarde.

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• Fecho do mês em 3 dias: onde as contas correntes entram na ordem.
• Caso real: de 7 pessoas para 1.