Faturas de condomínio: como uma administradora separa dezenas de prédios sem misturar contas

Uma empresa que administra cinquenta condomínios tem cinquenta contabilidades pequenas a correr ao mesmo tempo. As faturas da água, da luz das escadas, do elevador, da limpeza, do seguro e das obras chegam todas à mesma caixa de email, e cada uma tem de ir parar ao prédio certo. Este artigo é sobre como isso deixa de ser feito à mão.

Cinquenta prédios, uma caixa de email

Numa administradora de condomínios, o volume de faturas cresce com cada prédio novo, mas cada fatura continua a ser pequena. O trabalho não está no valor; está na quantidade e na separação:

• Os fornecedores de serviços comuns, como eletricidade, água e elevadores, enviam uma fatura por instalação e por mês.
• As empresas de limpeza e manutenção servem vários prédios e às vezes juntam tudo numa fatura.
• As obras trazem orçamentos, adjudicações, autos e faturas parciais que têm de bater com o que a assembleia aprovou.
• Os seguros têm apólices por prédio, com prémios anuais ou fracionados.

Uma fatura lançada no prédio errado não é só um erro contabilístico: é um condómino a pagar a luz de outro edifício, e uma reclamação na assembleia seguinte.

O mesmo problema dos grupos hoteleiros

Se o problema parece familiar, é porque é o mesmo de um grupo com vários hotéis: faturas de várias unidades que chegam misturadas e têm de ser separadas pela unidade certa antes de qualquer outra coisa. Escrevemos sobre isso em faturas num grupo hoteleiro e construímos o sistema para grupos hoteleiros. Numa administradora, a unidade é o prédio, e há muito mais unidades.

Como cada fatura encontra o seu prédio

Quase todas as faturas de um condomínio trazem um identificador único da instalação ou do contrato. É isso que permite a separação automática:

O sistema lê a fatura, encontra o identificador, consulta a tabela que liga cada CPE, contador, apólice ou contrato ao condomínio e lança a despesa no prédio certo. Quando o identificador falta ou é novo, a fatura fica numa fila de revisão com a razão da dúvida. A lógica é a do processamento automático de faturas de fornecedores, com o prédio como primeira classificação.

Conferir antes de pagar

Separar não chega. Antes de pagar com o dinheiro dos condóminos, cada fatura deve passar por três verificações simples:

1. Valor contra o histórico. Uma fatura de luz das escadas que duplica de um mês para o outro pode ser uma avaria, um erro de leitura ou uma fatura de outro prédio.
2. Obras contra a adjudicação. A soma das faturas de uma obra não pode passar o valor aprovado em assembleia sem que alguém o veja.
3. Duplicados. O fornecedor que reenvia a fatura por email não a recebe paga duas vezes.

Fundo comum de reserva e quotas

O Decreto-Lei 268/94 obriga cada condomínio a ter um fundo comum de reserva para despesas de conservação, com uma contribuição de cada condómino de pelo menos 10% da sua quota-parte nas restantes despesas, depositado em banco e administrado pela assembleia. Numa administradora com dezenas de prédios, isso significa dezenas de fundos separados, cada um com as suas entradas e saídas.

Com as faturas classificadas por prédio e os extratos bancários conferidos automaticamente, como em reconciliação bancária automática, fica visível em cada condomínio quanto entrou para o fundo, quanto saiu e para quê. Uma despesa paga pelo fundo sem deliberação aparece marcada antes de ser um problema.

Prestação de contas na assembleia de janeiro

O Código Civil prevê que a assembleia de condóminos reúna na primeira quinzena de janeiro para aprovar as contas do ano anterior e o orçamento do seguinte, podendo passar para o primeiro trimestre se o regulamento ou a própria assembleia o permitirem. Para uma administradora, isso concentra num mês a preparação das contas de todos os prédios.

Quando cada fatura foi separada e conferida no dia em que chegou, o mapa de receitas e despesas de cada condomínio já existe. Janeiro passa a ser rever e explicar, não reconstruir o ano. E os PDFs de cada despesa ficam arquivados por prédio, prontos para qualquer condómino que os peça, como em arquivo digital de faturas.

Erros comuns numa administradora

• Uma conta bancária para vários prédios. Torna a separação impossível de provar e mistura fundos que a lei quer separados.
• Separar faturas no fim do trimestre. Quanto mais tarde se separa, mais difícil é lembrar a que prédio pertencia a reparação avulsa.
• Não conferir as obras com o aprovado. Uma obra que derrapa sem ninguém reparar chega à assembleia como surpresa, e a surpresa é sempre da administradora.
• Tratar a fatura da luz como fixa. Um aumento súbito nas partes comuns é muitas vezes uma avaria ou uma ligação indevida, e só se vê se alguém comparar com o histórico.
• Guardar os documentos por fornecedor. Quando um condómino pede as faturas do seu prédio, alguém passa uma tarde a procurá-las.

Por onde começar

Começa pelas despesas recorrentes com identificador: eletricidade, água e elevadores. São a maioria das faturas e as mais fáceis de separar com certeza. O diagnóstico de 7 dias é gratuito e conta quantas faturas por mês e quantos prédios estão em jogo; as bandas estão em preços. Quando faz parte da operação financeira completa, é a camada Flowzi Finance.

Recursos relacionados

• Gestão de faturas para grupos hoteleiros: o mesmo problema de faturas por unidade, em hotelaria.
• Faturas num grupo hoteleiro: como cada fatura chega ao hotel certo.
• Centros de custo: aqui o centro de custo é o prédio.
• Arquivo digital de faturas: os documentos de cada prédio num só sítio.