Faturas na construção civil: autoliquidação do IVA, autos de medição e custo por obra

Numa construtora, uma fatura de fornecedor não é só uma fatura. A do subempreiteiro tem de vir com a menção de autoliquidação, bater com o auto de medição do mês e cair na obra certa. A do betão tem de bater com as guias de entrega. A do aluguer da grua tem de ser repartida pelas obras onde esteve. Este artigo descreve onde a gestão financeira de uma construtora perde tempo e dinheiro nas faturas, e como se automatiza a conferência sem trocar de ERP.

Porque é que as faturas de uma construtora são diferentes

Uma empresa de serviços recebe faturas que vão para uma conta e pronto. Uma construtora recebe faturas que só fazem sentido ligadas a três coisas: uma obra, um contrato e um documento de execução (auto de medição, guia de remessa, folha de horas de equipamento). Sem essas ligações, a fatura lança-se, paga-se, e o custo real da obra só aparece quando já não se pode fazer nada.

As faturas típicas de uma obra:

Autoliquidação do IVA: a verificação que não pode falhar

Nos serviços de construção civil, incluindo remodelação, reparação, manutenção, conservação e demolição de imóveis, prestados em empreitada ou subempreitada a um sujeito passivo com direito a dedução, é o adquirente quem liquida o IVA. É a regra da alínea j) do n.º 1 do artigo 2.º do Código do IVA. A fatura do subempreiteiro não leva IVA e deve conter a menção "IVA - autoliquidação".

Na prática, há três erros que se repetem:

• Subempreiteiro que fatura com IVA. Se a fatura é lançada assim, o IVA fica mal deduzido e a correção chega tarde.
• Fatura sem a menção. O valor está certo, mas o documento não cumpre e tem de ser corrigido.
• Autoliquidação aplicada onde não devia. Fornecimento de materiais sem serviço de construção, por exemplo, segue o regime normal.

A conferência automática olha para três sinais ao mesmo tempo: o tipo de serviço descrito nas linhas, o fornecedor e o seu histórico, e o tratamento de IVA que vem na fatura. Quando não batem certo, a fatura não segue para pagamento: vai para revisão com o motivo escrito. Os casos de fronteira continuam a ser decididos pelo contabilista, que é quem deve validar o enquadramento.

Faturas contra autos de medição

O auto de medição é o documento que diz o que foi executado num período. A fatura do subempreiteiro deve corresponder a ele, aos preços do contrato. Quando a conferência é manual, faz-se por amostragem ou não se faz, porque as faturas chegam por email e os autos estão numa pasta da direção de obra.

Com o circuito automatizado, a fatura é lida linha a linha e comparada com o último auto aprovado dessa obra e desse subempreiteiro. Quantidades, preços unitários e valor acumulado são cruzados. Se a fatura cobra mais do que foi medido, ou se aplica um preço diferente do contrato, fica assinalada antes de o pagamento sair. É o mesmo princípio que, num distribuidor de ferragens, apanhou 27 faturas de fornecedor a cobrar acima do preço acordado.

Retenções de garantia: o dinheiro que desaparece da tesouraria

Nas empreitadas é comum reter uma parte de cada pagamento ao subempreiteiro como garantia, a libertar no fim do prazo acordado. É dinheiro que a empresa deve, com data. Se a retenção só existe numa folha de Excel da direção de obra, não entra no mapa de tesouraria e aparece como surpresa meses depois.

Quando a fatura é lida com o contrato ao lado, a retenção fica registada por obra e por subempreiteiro, com a data de libertação. O mesmo vale para as retenções que os teus clientes te fazem a ti: são receita futura, e devem estar no mapa.

Custo por obra, todos os dias

O objetivo de tudo isto é saber, a meio da obra, quanto ela já custou contra o orçamento. Isso só é possível se cada fatura souber a que obra pertence no momento em que entra, e não no fecho do mês. A classificação por obra é o tema do artigo sobre centros de custo e classificação automática; aqui basta dizer que é a peça que faz o resto funcionar.

Numa promotora imobiliária com 7 empresas e 70 obras, 98% da faturação passou a ser lida e arquivada sozinha, 93% das faturas sabem a que projeto pertencem e 90% da matriz de cashflow constrói-se sozinha. O grupo aguenta mais 60% de obras em paralelo com a mesma equipa, um volume que de outra forma teria exigido duas contratações administrativas.

O circuito completo

1. Recolha. Faturas por email, fotografias das guias tiradas em obra, portais de fornecedores. Tudo no mesmo sítio.
2. Leitura. Fornecedor, linhas, quantidades, IVA e menções lidos, com a aritmética conferida.
3. Obra. Cada fatura, ou cada linha, ligada à obra certa.
4. IVA. Autoliquidação validada contra o tipo de serviço e o fornecedor.
5. Conferência. Contra o auto de medição, a guia ou o contrato. Divergências marcadas.
6. Aprovação. O diretor de obra aprova o que é da sua obra; acima de um valor, segunda validação.
7. Lançamento e tesouraria. Documento pronto no ERP, retenções registadas, pagamento agendado por vencimento.

Erros comuns

• Confiar no subempreiteiro para o IVA. Quem paga a fatura errada é quem a aceita.
• Pagar sem auto aprovado. A fatura chega antes do auto e paga-se "para não atrasar".
• Deixar equipamento e estaleiro em gastos gerais. A margem de cada obra fica sobrestimada.
• Retenções fora do sistema. Ninguém sabe quanto se deve em garantias até alguém pedir.

Quanto custa

Um circuito de faturas por obra ligado ao ERP que já tens é dos projetos financeiros mais rápidos de pôr em produção: 3 a 4 semanas para a parte das faturas. Quando inclui tesouraria e reconciliação, é a camada descrita em Flowzi Finance. As bandas estão em preços; o diagnóstico de 7 dias é gratuito e conta quantas faturas, obras e horas estão em jogo.

Recursos relacionados

• Centros de custo: como cada fatura passa a saber a que obra pertence.
• Processamento automático de faturas de fornecedores: o circuito geral, do email ao ERP.
• Mapa de tesouraria automático: onde entram as retenções e os pagamentos futuros.
• Faturas numa pedreira: guias, pesagens e custo por equipamento.
• Caso BBA: 70 obras, 7 empresas, 98% da faturação arquivada sozinha.