Faturas de fornecedores numa distribuidora: conferir preço, desconto e rappel sem ser à mão
Por Diogo Coutinho · · 8 min de leitura · Finanças
Numa distribuidora ou num revendedor, a margem decide-se na conferência da fatura do fornecedor: preço de tabela, descontos em cascata, desconto de pé, notas de crédito que não chegam e rappel por receber. Como se automatiza essa conferência por cima do ERP, com o caso de uma distribuidora de ferragens.
Uma distribuidora vende com margens curtas e compra a dezenas de fornecedores, cada um com a sua tabela, os seus descontos e as suas condições de fim de ano. A margem que aparece no fecho decide-se muito antes: no momento em que alguém confere, ou não confere, a fatura do fornecedor. Este artigo é sobre essa conferência e sobre como deixa de ser feita à mão.
Onde a margem de uma distribuidora se perde
Num revendedor ou num grossista, a fatura de compra raramente está errada no total de forma óbvia. Está errada numa linha, num desconto ou numa condição que ficou por aplicar. Os pontos de fuga repetem-se:
- Preço acima do acordado. O fornecedor atualizou a tabela, a negociação ficou num email e a fatura vem com o preço novo.
- Desconto em falta. O segundo desconto da cascata ou o desconto de pé não foi aplicado.
- Quantidade faturada diferente da recebida. A encomenda dizia 200, a guia diz 180, a fatura diz 200.
- Nota de crédito que nunca chega. Fez-se a devolução, mas ninguém registou que havia dinheiro a receber.
- Rappel por reclamar. O escalão de volume foi atingido em novembro e ninguém deu por isso.
Nenhum destes erros é grande sozinho. Somados ao longo de um ano e de milhares de linhas, são parte da margem.
Conferir uma fatura de compra, linha a linha
A conferência completa cruza quatro documentos: a encomenda, a guia de receção, a tabela ou contrato do fornecedor e a fatura. É o que se chama validação a três ou quatro vias. Numa distribuidora, a parte difícil é o preço:
Preço de tabela e preço negociado
Cada fornecedor tem uma tabela base e exceções: preço por campanha, preço por quantidade, preço acordado para um cliente final específico. A conferência tem de saber qual destes se aplica àquela linha naquela data.
Descontos em cascata e desconto de pé
Um desconto de 30% seguido de 5% não é 35%. E o desconto de pé, aplicado no rodapé sobre o total, muda o valor unitário real de cada linha. Recalcular isto à mão em cada fatura é o tipo de trabalho que se deixa de fazer quando há pressa.
Quantidades e unidades
O fornecedor fatura à caixa, o ERP regista à unidade, a guia vem ao metro. A conversão tem de estar certa antes de comparar.
| Verificação | Feita à mão | Feita pelo sistema |
|---|---|---|
| Total da fatura contra a encomenda | Quase sempre | Sempre |
| Preço unitário contra o preço acordado | Por amostragem | Em todas as linhas |
| Descontos em cascata e desconto de pé | Raramente recalculados | Recalculados em todas as linhas |
| Quantidade faturada contra a recebida | Quando a guia está à mão | Cruzada com a receção no ERP |
| Notas de crédito por devolução | De memória | Abertas como valor a receber |
| Rappel por escalão | No fim do ano, se alguém se lembrar | Acompanhado ao longo do período |
Notas de crédito, devoluções e rappel
O dinheiro que o fornecedor deve à distribuidora é o mais fácil de perder, porque não aparece em nenhuma fatura a pagar. Tem de ser criado como expectativa:
- Devolução. Cada guia de devolução abre uma nota de crédito esperada. Se não chegar, fica pendente com o fornecedor e o valor.
- Diferença de preço. Uma fatura retida por preço acima do acordado gera um pedido de nota de crédito, não um email perdido.
- Rappel. Com os escalões escritos, o sistema soma as compras faturadas e mostra em que escalão estás. No fecho do período, o rappel entra como valor a receber.
É a mesma lógica das contas a pagar e a receber automáticas, aplicada ao lado de quem compra.
Caso real: distribuidora de ferragens com um ERP de 25 anos
A Ferragem do Marquês distribui ferragens para a indústria de caixilharia. O ERP tinha 25 anos, 2 547 tabelas e guardava todos os registos, mas o departamento financeiro continuava sem respostas. A Flowzi construiu uma camada por cima, sem o substituir, que lê os documentos que chegam e confere cada fatura de fornecedor linha a linha contra a encomenda e a receção da própria empresa, com os descontos acumulados e o desconto de pé incluídos.
Medido nos dados reais da empresa em agosto de 2026:
- 27 faturas de fornecedores cobravam acima do preço acordado.
- 71% menos gestos manuais nos seis fluxos de faturas, pagamentos e recebimentos (de 24 para 7).
- 1 gesto por documento onde antes eram 5.
- 12 dias por mês de conferência, digitação e pesquisa passaram a tratamento de exceções.
- O prazo real de entrega de cada fornecedor, de 6 a 42 dias, passou a existir; no ERP não existia.
O que fica no ERP e o que muda
O ERP continua a ser onde se registam compras, stock e contabilidade. O que muda é o que acontece entre a chegada da fatura e o lançamento:
- A fatura chega por email ou portal e é lida, com as linhas. O circuito completo está em processamento automático de faturas de fornecedores.
- Cada linha é cruzada com a encomenda, a receção e o preço acordado.
- O que bate certo segue para lançamento. O que não bate fica retido com o motivo: preço, desconto, quantidade.
- As diferenças geram pedidos de nota de crédito ao fornecedor.
- O arquivo fica ligado à encomenda e ao pagamento, como em arquivo digital de faturas.
Por onde começar
Começa pelos fornecedores com mais linhas por fatura e mais condições negociadas. São os que concentram as diferenças. O diagnóstico de 7 dias é gratuito e mede quantas faturas e quantas linhas por mês passam pela conferência; as bandas de investimento estão em preços. Quando a conferência faz parte do departamento financeiro completo, é a camada descrita em Flowzi Finance.
Recursos relacionados
- Caso Ferragem do Marquês: o projeto completo, com os 13 fluxos medidos.
- Processamento automático de faturas de fornecedores: do email ao lançamento no ERP.
- Faturas por loja no retalho multiloja: quando o problema é saber a que loja pertence cada custo.
- Automação financeira: o serviço, por cima do ERP que já tens.
Perguntas frequentes
O meu ERP já confere a fatura com a encomenda. Porque não chega?
A maior parte dos ERPs confere o total, ou confere linha a linha só quando alguém abre o documento. Com descontos em cascata, desconto de pé e preços negociados por cliente ou por campanha, a diferença está na linha e no desconto, não no total. A conferência automática faz isso em todas as faturas, não só nas que alguém abre.
Como se trata o desconto de pé e os descontos em cascata?
São aplicados pela ordem em que o fornecedor os aplica: desconto comercial, desconto adicional e depois o desconto de pé sobre o total. O sistema recalcula o valor esperado de cada linha e compara-o com o faturado. Se a diferença passar o limiar que defines, a fatura fica retida com o motivo.
E as devoluções ao fornecedor?
Cada devolução abre uma nota de crédito esperada, com o valor e a referência da guia. Se a nota não chegar no prazo que defines, aparece na lista de pendentes e alguém pede-a ao fornecedor. Deixa de depender da memória de quem fez a devolução.
Dá para controlar o rappel?
Sim, se as condições estiverem escritas: escalões de volume, período e produtos abrangidos. O sistema soma as compras faturadas por fornecedor, mostra em que escalão estás e quanto falta para o seguinte, e regista o rappel a receber quando o período fecha.
Tenho um ERP antigo. Tenho de o trocar?
Não. No caso da distribuidora de ferragens o ERP tinha 25 anos e ficou. A camada lê os dados do ERP, faz a conferência e devolve o resultado; o ERP continua a ser o sistema de registo.