Faturas por loja: como uma cadeia de retalho sabe o custo e a margem de cada loja

Uma cadeia com dez lojas não tem um problema de faturas. Tem dez, todos ao mesmo tempo, e mais um na sede que tenta juntá-los. A renda de uma loja, a eletricidade de outra, o canalizador chamado de urgência numa terceira e o fornecedor local que entrega fatura em papel ao balcão. Este artigo é sobre como cada uma dessas faturas chega à loja certa sem que ninguém as separe à mão.

O problema de uma cadeia: dez lojas, uma caixa de email

Na maior parte das cadeias de retalho, as faturas de despesa entram por três portas: o email da sede, o email de cada loja e o balcão. O resultado é sempre o mesmo:

• A sede recebe faturas sem saber a que loja pertencem.
• A loja recebe faturas que deviam ter ido para a sede e esquece-as numa gaveta.
• O fornecedor que serve várias lojas envia uma fatura por loja, ou uma só com tudo junto.
• O gerente não vê os custos da sua loja até alguém lhe mandar um mapa no mês seguinte.

O custo de uma loja é a base para decidir se ela se mantém, se muda de formato ou se fecha. Se esse número chega tarde ou errado, a decisão também.

Os custos que mais variam de loja para loja

As compras de mercadoria normalmente já passam pelo ERP com a loja certa, porque nascem de uma encomenda. O que fica disperso são os custos de funcionamento:

Cada um destes custos tem um sinal que diz a que loja pertence. O trabalho manual está em procurar esse sinal fatura a fatura. É exatamente o que um sistema faz melhor, como se explica em centros de custo com classificação automática: aqui o centro de custo é a loja.

Faturas que chegam à loja e se perdem

A fatura entregue em papel ao balcão é a que mais vezes se perde, e é também a que mais vezes é paga duas vezes, porque o fornecedor a reenvia por email semanas depois. A solução não é pedir à loja que a digitalize ao fim do dia. É a pessoa que recebe a entrega tirar uma fotografia com o telemóvel no momento, que entra logo no circuito com a loja identificada. Quando o fornecedor reenviar a mesma fatura por email, o sistema reconhece-a como duplicada.

Aprovação pelo gerente de loja

Numa cadeia, quem sabe se uma reparação foi feita é o gerente da loja, não a sede. O circuito certo dá a cada gerente a lista das faturas da sua loja para aprovar, com limites:

• Abaixo de um valor, o gerente aprova sozinho.
• Acima desse valor, segue para a direção de operações.
• Custos recorrentes e já contratados, como a renda, passam sem aprovação se o valor bater com o contrato.

O financeiro deixa de andar atrás de confirmações e passa a ver só o que sai fora do normal. É a mesma lógica de aprovação por unidade que usamos nos grupos hoteleiros, onde cada diretor aprova as faturas do seu hotel.

Custo e margem por loja, todos os dias

Com cada fatura classificada pela loja no dia em que chega, o custo de cada loja deixa de ser um número do fecho e passa a estar sempre atualizado. Cruzado com as vendas que o programa de faturação já tem, dá a margem de contribuição por loja durante o mês, não depois dele. Permite ver cedo uma loja cuja energia disparou, uma manutenção que se repete ou uma renda que subiu sem ninguém reparar.

Franchising: os dois lados da mesma fatura

Numa rede de franchising o problema aparece duas vezes:

Do lado do franchisador

Separa por loja os custos que suporta nas lojas próprias e controla as faturas que emite aos franchisados, como royalties e contribuições para o fundo de publicidade, e se foram pagas.

Do lado do franchisado com várias lojas

Precisa de saber o custo de cada loja para perceber quais dão dinheiro, sem esperar pelo mapa mensal da contabilidade.

Erros comuns numa cadeia de lojas

• Classificar por fornecedor em vez de por loja. Saber quanto se gastou com a empresa de manutenção não diz qual loja a chamou cinco vezes no mesmo mês.
• Deixar as despesas partilhadas sem regra. Publicidade, software e serviços da sede repartidos de forma diferente todos os meses tornam as margens por loja incomparáveis.
• Pedir à loja que lance faturas no ERP. O gerente deve aprovar, não digitar. Cada minuto ao computador é um minuto fora da loja.
• Olhar para a margem só no fecho. Uma loja que começa a perder dinheiro em março e só é vista em junho já custou três meses.
• Ignorar as rendas variáveis. Em centros comerciais, a renda pode ter uma parte indexada às vendas e encargos comuns que mudam. Se não se confere com o contrato, paga-se o que vier.

Por onde começar

Começa pelos custos com mais faturas por mês e mais lojas: energia, manutenção e fornecedores locais. O circuito de leitura e lançamento é o descrito em processamento automático de faturas de fornecedores, com a loja como primeira classificação. O diagnóstico de 7 dias é gratuito e conta quantas faturas por loja e quantas horas estão em jogo; as bandas estão em preços. Quando faz parte do departamento financeiro completo, é a camada Flowzi Finance.

Recursos relacionados

• Centros de custo: como uma fatura passa a saber sozinha a que unidade pertence.
• Faturas de fornecedores numa distribuidora: a conferência de preço e desconto do lado das compras.
• Fecho do mês em 3 dias: o que muda quando as faturas já chegam classificadas.
• Automação financeira: o serviço, por cima do ERP que já tens.