Faturas de uma transportadora: combustível, portagens e oficina por viatura

Uma transportadora sabe quanto fatura por serviço. Quase nunca sabe quanto esse serviço custou, porque o custo está espalhado por extratos de cartões de combustível, extratos de portagens, faturas de oficina, pneus, seguros e subcontratados. Este artigo descreve como esses documentos passam a dizer sozinhos a que viatura e a que serviço pertencem.

Onde está o custo de uma transportadora

Numa empresa de transportes de mercadorias, os maiores custos variáveis chegam em formato de extrato, não de fatura simples:

O denominador comum é a matrícula. Quase todos os documentos a trazem; o que falta é alguém, ou alguma coisa, que a use para ligar o custo à viatura e ao serviço.

Combustível: do extrato do cartão ao custo por viatura

O cartão frota resolve o pagamento, mas cria um extrato mensal com centenas ou milhares de linhas. O trabalho manual está em três passos que o sistema faz sozinho:

1. Ler o extrato linha a linha, com matrícula, litros, preço e posto.
2. Atribuir cada abastecimento à viatura e, cruzando com as ordens de serviço ou guias de transporte, à viagem.
3. Conferir a coerência: litros acima da capacidade do depósito, consumo por 100 km fora do padrão da viatura, abastecimentos em dias em que a viatura não saiu. Cada anomalia fica marcada com o motivo.

Portagens: ligar cada passagem ao serviço

O extrato de portagens traz matrícula, data e percurso. Cruzado com as viagens registadas, cada portagem passa a ter um cliente e um serviço. É o que permite responder à pergunta que interessa ao comercial: este serviço, depois de combustível e portagens, deu margem? E é também o que permite refaturar ao cliente as portagens que o contrato prevê.

Oficina, pneus e subcontratados

Oficina e pneus

Cada fatura de oficina é associada à matrícula e entra no histórico da viatura. Ao fim de uns meses, fica visível o custo de manutenção por quilómetro de cada camião, que é o número que decide quando renovar a frota.

Subcontratados

A fatura do subcontratado é conferida contra as viagens que lhe foram atribuídas e o preço acordado. Viagens a mais ou preço diferente ficam retidos antes do pagamento, com o motivo escrito. A lógica é a mesma das contas a pagar automáticas.

IVA do gasóleo e gasóleo profissional

Há duas regras fiscais que tornam a classificação por viatura obrigatória, não apenas útil:

• Dedução do IVA do gasóleo. Pelo artigo 21.º do Código do IVA, o IVA do gasóleo é dedutível a 100% em viaturas de mercadorias com peso superior a 3 500 kg e noutros casos previstos na lei, e a 50% na generalidade das restantes viaturas. Numa frota com pesados e ligeiros, a percentagem certa depende de em que viatura foi feito cada abastecimento.
• Gasóleo profissional. É um reembolso parcial do ISP, não do IVA, para empresas de transporte de mercadorias por conta de outrem, em veículos com peso total igual ou superior a 35 toneladas, com abastecimentos feitos com cartão frota e dentro de limites anuais por veículo (Portaria 246-A/2016). Os limites já mudaram várias vezes; confirma as regras em vigor no Portal das Finanças.

Com cada abastecimento ligado à viatura certa, o contabilista recebe a separação feita e o controlo dos litros elegíveis por veículo deixa de ser uma folha de cálculo à parte.

Custo por viatura e por serviço

Quando todos os documentos chegam classificados pela matrícula e pelo serviço, a transportadora passa a ter, durante o mês e não no fecho:

• Custo por viatura, com combustível, portagens, manutenção, pneus, seguro e IUC repartidos.
• Custo por quilómetro de cada viatura, comparável entre camiões do mesmo tipo.
• Margem por serviço e por cliente, depois dos custos diretos.

São as mesmas peças que alimentam o mapa de tesouraria automático, com os pagamentos dos cartões e dos subcontratados já previstos.

Erros comuns numa transportadora

• Lançar o extrato do cartão como uma única despesa. Fica a contabilidade certa e a gestão às cegas: ninguém sabe que camião gastou o quê.
• Aplicar a mesma percentagem de IVA a toda a frota. Numa frota mista, deduzir 100% em tudo ou 50% em tudo está errado nos dois sentidos.
• Não conferir litros com quilómetros. É a única forma de ver um cartão usado fora de serviço ou uma viatura com um problema mecânico que dispara o consumo.
• Pagar subcontratados pela fatura e não pelas viagens. Sem cruzar com as viagens atribuídas, uma viagem faturada duas vezes passa.
• Deixar as portagens refaturáveis por refaturar. Se o contrato prevê que o cliente paga as portagens e ninguém as liga ao serviço, ficam por conta da transportadora.

Por onde começar

Começa pelos extratos de combustível e portagens: são os documentos com mais linhas e com a matrícula já lá dentro. O circuito de leitura e lançamento no ERP está descrito em processamento automático de faturas de fornecedores. O diagnóstico de 7 dias é gratuito e mede quantas linhas por mês passam por mãos humanas; as bandas estão em preços. Quando faz parte do departamento financeiro completo, é a camada Flowzi Finance.

Recursos relacionados

• Centros de custo: aqui o centro de custo é a viatura e o serviço.
• Reconciliação bancária automática: os débitos dos cartões frota conferidos com os extratos.
• Faturas por loja no retalho: o mesmo problema de custo por unidade, noutro setor.
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