Mapa de tesouraria: do Excel previsional a um mapa que se atualiza sozinho

Em quase todas as empresas que auditamos há uma folha de cálculo de tesouraria, quase sempre mantida por uma das pessoas mais caras da casa. Não está errada. Está desatualizada, porque atualizá-la custa meio dia e meio dia não aparece na agenda todas as semanas. Este artigo explica porque é que essa folha existe, o que o ERP não dá, e como se constrói um mapa que se atualiza do que já entrou.

A folha de cálculo não é preguiça, é sintoma

A pergunta certa não é porque é que ainda usam Excel. É esta: o que é que essa folha responde que o ERP não responde? A resposta é quase sempre a mesma. O ERP diz o saldo de hoje e o que está lançado. Não diz quanto dinheiro haverá daqui a três semanas se aquele cliente pagar como costuma pagar, se aquela obra faturar no prazo e se aquele fornecedor cobrar quando costuma cobrar.

Enquanto essa pergunta não tiver resposta noutro sítio, a folha sobrevive a todas as tentativas de a matar. E com ela sobrevive o pior dos sete sinais de trabalho manual no financeiro: a mesma informação escrita em dois sítios, com a divergência inevitável e a manhã perdida a descobrir qual dos dois está certo.

Os quatro custos do mapa mantido à mão

• A data. Decide-se sobre a foto do mês passado. Quando a atualização acontece, a decisão já foi tomada.
• A dupla escrita. Cada documento é escrito no ERP e depois no mapa. O dobro do tempo é o menor problema; o caro é quando os dois discordam.
• A pessoa única. A folha tem um dono e uma lógica que só ele conhece. Férias dele são um mês sem tesouraria.
• O que não está lá. Compromissos que vivem dentro de contratos, e não em lançamentos, ficam de fora da projeção até alguém se lembrar deles.

De onde vem cada linha de um mapa automático

A linha dos contratos é a que mais surpreende, e é a que mais muda o mapa. Na BBA Real Estate, um contrato-promessa passou a valer como saída de dinheiro com data em um gesto em vez de sete passos manuais: foram lidas 243 datas de pagamento a partir de 210 contratos, além de 65 participações de investidores com capital, retorno acordado e prazo, e 73 contratos de arrendamento como rendimento futuro. O resultado é que 90% da matriz de cashflow constrói-se sozinha.

O que muda quando o mapa é diário

Na Zome Evolution, 30 consultores, dois bancos e três escalões de comissão corriam todos em folhas de cálculo. Depois de uma porta única de documentos e da reconciliação contra os dois bancos em modo leitura, com confirmação humana em cada emparelhamento, a informação financeira passou de mensal a diária, com horizonte de tesouraria a 14 dias. O fecho do mês caiu de 6 a 8 horas para menos de uma, e o atrito de fecho desceu de 87 para 18 numa escala de 0 a 100.

A camada de comissões dá a medida do que um mapa vivo apanha e um mapa mensal não: ao vigiar cada consultor contra o seu próprio limiar de ano de aniversário, sinalizou 27.450 euros de margem exposta em três consultores antes de estar perdida.

O lado que quase ninguém olha: o passado mal contado

Um mapa de tesouraria só vale o que valem os saldos de onde parte. Na Ferragem do Marquês, a conta corrente estava a exagerar a dívida real em 3,5 vezes, porque 72% da coluna era dívida anterior a 2002, escrita em escudos, com 1% do valor facial. Ao mesmo tempo, 203 documentos tinham mais de 90 dias de atraso e nenhum ecrã os listava, e o prazo real de entrega de cada fornecedor, entre 6 e 42 dias, não existia em lado nenhum do ERP.

Antes de projetar o futuro vale a pena limpar o presente. É trabalho de dias, não de meses, e muda a conversa: a maior parte das empresas descobre que tem mais a receber do que julgava e menos a pagar do que a conta corrente dizia.

Como se sai do Excel sem perder nada

1. Listar o que a folha responde. Cada coluna é uma pergunta. Se a pergunta não for replicada, a folha volta.
2. Resolver a entrada primeiro. Sem documentos lidos à entrada e sem reconciliação bancária, o mapa continua a precisar de alguém a alimentá-lo.
3. Ler os contratos. É o que transforma um mapa a 15 dias num mapa a 90.
4. Pôr os dois mapas no mesmo ecrã. Real e previsional lado a lado, com o desvio à vista. É o desvio que gera confiança na projeção.
5. Deixar o Excel para o que é bom. Cenários, simulações e análises pontuais. Deixar de ser sistema de registo, continuar a ser ferramenta.

Sinais de que a tua tesouraria vive em Excel a mais

• O mapa é atualizado uma vez por mês, ou quando alguém pergunta.
• Há uma única pessoa que sabe como a folha funciona.
• O saldo previsto e o saldo do banco divergem e ninguém sabe explicar porquê.
• Compromissos que estão em contratos não aparecem no mapa.
• A conta corrente de clientes tem valores antigos que ninguém acredita.

Quanto demora e quanto custa

A tesouraria automática não costuma ser o primeiro projeto: é a consequência natural de ter a entrada de documentos e a reconciliação a funcionar. Quando entra no conjunto do departamento financeiro é a camada operacional descrita em Flowzi Finance, com 6 a 10 semanas até estar completa e entregas semanais pelo caminho. As bandas de investimento estão em preços, e o diagnóstico de 7 dias é gratuito: conta quantas horas por mês a folha de cálculo está a consumir e o que está a ficar de fora dela.

Recursos relacionados

• Os 7 sinais de trabalho manual no financeiro: o conjunto de que a dependência de Excel faz parte.
• Contas a pagar e a receber: os dois lados que alimentam a projeção.
• Fecho do mês em 3 dias: o que muda quando a tesouraria já está explicada.
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