Gestão de faturas numa pedreira: gasóleo, máquinas, transportes e pesagens

Uma pedreira não recebe muitas faturas diferentes. Recebe muitas faturas das mesmas famílias: gasóleo, explosivos, peças e reparação de máquinas, aluguer de equipamento, transportes subcontratados. Cada uma só está certa quando bate com um documento que nasceu na pedreira, seja uma guia, uma pesagem ou uma folha de horas. Este artigo descreve onde a gestão financeira de uma pedreira perde controlo nas faturas e como se automatiza a conferência sem trocar de software.

Onde está o custo de uma pedreira

Numa exploração de inertes, a maior parte do custo variável passa por poucas famílias de fornecedores. O problema não é o volume de faturas diferentes; é que cada uma depende de documentos que ficam no terreno e chegam ao escritório tarde, incompletos ou nunca.

Transportes: a fatura contra a báscula

Os transportes subcontratados são o caso mais claro. O transportador fatura viagens ou toneladas num período. A pedreira tem, na báscula, o registo de cada camião que saiu: matrícula, data, hora, peso. Os dois deviam bater certo, e quase ninguém confere linha a linha porque são dezenas de viagens por fatura.

Com o circuito automatizado, a fatura do transportador é lida linha a linha e cruzada com as pesagens do período. Viagens faturadas sem pesagem correspondente, toneladas acima do pesado ou matrículas que não saíram nesse dia ficam assinaladas antes do pagamento. O mesmo vale ao contrário: pesagens sem fatura são custo que ainda vai chegar e deve estar no mapa de tesouraria.

Gasóleo e máquinas: o custo por equipamento

O gasóleo é muitas vezes a maior fatura do mês, e chega como um total por período. Para saber quanto custa cada máquina a trabalhar, o abastecimento tem de ficar ligado à máquina, e as faturas de peças, pneus e reparação também. Juntando tudo, uma giratória que gasta mais e avaria mais aparece antes de se decidir a próxima revisão ou a substituição.

A ligação faz-se pelas referências na fatura (matrícula, número interno da máquina, ordem de reparação) e pelo histórico do fornecedor. A oficina que só repara britadores não precisa de pergunta. Quando a fatura não diz a que máquina se refere, fica em revisão com a dúvida escrita, em vez de cair numa conta geral de manutenção.

Explosivos e desmonte: custo por pega

As faturas de explosivos e de serviços de desmonte chegam agregadas por período, mas o que interessa saber é quanto custou cada pega de fogo e em que frente. Com a fatura lida linha a linha e cruzada com o registo das pegas, o custo do desmonte passa a estar na frente onde aconteceu. Uma frente onde o desmonte custa mais por tonelada extraída aparece no mês em que acontece, e não no fim do ano.

Como os explosivos são um fornecimento controlado, a documentação de cada entrega tem de estar sempre arquivada e encontrável. Ligar a fatura à guia de entrega e ao registo da pega resolve as duas coisas de uma vez.

Guias em papel e fotografias

Numa pedreira, boa parte dos documentos nasce em papel: a guia do abastecimento, a guia de remessa do fornecedor de peças, a folha de horas do equipamento alugado. O que se perde não é a fatura, que chega por email; é a guia que devia justificá-la.

Uma fotografia de telemóvel tirada na pedreira chega. A guia é lida, fica arquivada e liga-se à fatura quando ela chega, por fornecedor, data e quantidades. No fecho, a pergunta "onde está a guia desta fatura?" deixa de existir. O arquivo segue as regras descritas em arquivo digital de faturas.

Custo por frente e por tonelada

Com cada fatura ligada a uma máquina ou a uma frente, o custo deixa de ser uma média da exploração inteira. Passa a ser possível ver quanto custa extrair numa frente contra outra, quanto pesa o transporte em cada produto e se o preço de venda de cada inerte cobre o custo real. A técnica de classificação é a mesma descrita em centros de custo: a dimensão é deduzida das linhas, do contexto e do histórico do fornecedor.

O princípio está medido noutros setores com a mesma estrutura de custo por unidade. Numa promotora com 70 obras, 93% das faturas sabem sozinhas a que projeto pertencem. Num distribuidor com um ERP de 25 anos, a conferência linha a linha contra a encomenda e a receção apanhou 27 faturas a cobrar acima do preço acordado.

O circuito completo

1. Recolha. Faturas por email, fotografias das guias tiradas na pedreira, exportações da báscula.
2. Leitura. Fornecedor, linhas, litros, toneladas, matrículas e valores, com a aritmética conferida.
3. Ligação. Cada fatura, ou cada linha, ligada à máquina, à frente ou ao cliente.
4. Conferência. Contra guias, pesagens, ordens de reparação e preços acordados. Divergências marcadas.
5. Aprovação. O encarregado ou o diretor de exploração aprova o que é seu.
6. Lançamento. Documento pronto no ERP, pagamento agendado por vencimento.

Erros comuns

• Pagar transportes sem cruzar com a báscula. A conferência que nunca se faz é a que mais dinheiro esconde.
• Gasóleo numa conta só. Sem consumo por máquina, a decisão de reparar ou substituir faz-se às cegas.
• Guias que ficam na pedreira. A fatura chega, a guia não, e alguém tem de ir procurar.
• Custo por tonelada médio. Esconde a frente ou o produto que dá prejuízo.

Quanto custa

Um circuito de faturas de fornecedores ligado ao ERP fica em produção em 3 a 4 semanas. Quando inclui tesouraria e reconciliação bancária, é a camada descrita em Flowzi Finance. As bandas estão em preços; o diagnóstico de 7 dias é gratuito.

Recursos relacionados

• Processamento automático de faturas de fornecedores: o circuito geral, do email ao ERP.
• Faturas na construção civil: autoliquidação do IVA, autos de medição e custo por obra.
• Faturas de uma transportadora: combustível, portagens e oficina por viatura.
• Centros de custo: como a fatura sabe a que máquina ou frente pertence.
• Automação financeira: o serviço, por cima do ERP.